Elvis' Blog

本文始发于弘成教育内刊《我们》2008年5月4日号，未经许可，严禁转载。

我们都是管理者，而管理者的首要问题是管理自己的时间

现代管理学之父彼得·德鲁克（Peter F. Drucker）在其《卓有成效的管理者》(注1)中为“管理者”所下的定义为：“在一个现代的组织中，如果一位知识工作者能够凭借其职位和知识，对该组织负有贡献的责任，因而能实质的影响该组织的经营能力及达成的成果，那么他就是一位管理者。”

而管理者想要做到“卓有成效”，就要具备以下五项技能：

1. 管理自己的时间
2. 集中精力做出贡献
3. 发挥自己与他人的特长
4. 要事优先原则
5. 做出有效的决策

由此看来，不管是做贡献、发挥特长，还是要事优先、做出有效的决策，你的成就和效率都是由“时间”这一稀缺资源决定的。

“时间管理”永远是第一步，而且是决定性的一步。

两个半你可能已经听过100遍的故事

第一个故事：

如果有家银行每天早晨向你的帐户打86400元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。

条件只有两个：1、用剩的钱不能留到第二天再用；2、节余不能归自己。

前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又会有86400元。

请问：你将如何使用这笔钱？

第二个故事：

从前有座山，山里有个庙，庙里有个老和尚……和一个小和尚。

有一天，小和尚问老和尚：“师父，徒儿跟随您多年参禅悟道，自觉已然开悟了，是不是可以放我下山呢？”

老和尚取来空碗一只，放满石块，问小和尚：“满了么？”

小和尚说：“满了啊！”

老和尚不语，抓了一把沙子撒在碗中，沙子顺着石块的间隙流了进去。

老和尚又问：“满了么？”

小和尚迟疑了一下，“满了。”

老和尚舀了一瓢水，慢慢倒入碗中——“满了么？”

小和尚楞了半晌，向老和尚磕头后，便回去念经了。

老和尚微笑颔首，却又听小和尚回头问道：“为什么老虎不吃人，模样还挺可爱？”（这是第两个半故事。）

其实我们都有第一个故事中那样的一个银行，叫做“时间”——每天24小时，每小时60分钟，每分钟60秒，即每天有60×60×24=86400秒——银行面前人人平等，所以有效利用时间，是决定你是否能成功的关键。

第二个故事则告诉我们，要保证“石头-沙子-水”这样一个步骤才能装满这“碗”时间(注2)——这些步骤就是所谓“时间管理”。

如果运动前的准备叫“热身”，那么时间管理的准备就叫“热钟”？

德鲁克在《卓》中，讲述了一个三段式的时间管理法——“记录时间→分析时间→整合时间”。

在我看来，这只是一个起点：

1、记下来你都在做什么

如果你问我哪天什么时候都做了什么事情的话，我几乎可以准确的(注3)告诉你——因为我有一个奇妙的工作日志，每当我在进行一项任务或做完某件工作的时候，我就会在里面记上一笔，从上班打卡，一直到下班打卡。

我的工作日志格式如下：

• 08:45-09:10 打卡、资讯
• 09:10-10:50 项目A规划文档-大纲
  • -10:10-10:20 休息一下
• 10:50-13:40 项目A执行计划-初稿
  • -11:45-12:00 项目A执行计划-初稿，确认（宋兵甲、宋兵乙）
  • -12:30-13:20 午餐
• ……

2、看看你把时间都浪费在哪了

每当到一个时间节点上（一个月，或者一个季度），我就会把之前的工作日志都翻出来，逐项查看。如此，我就知道了什么时候我的工作效率最高，成效最显著；而哪些时间是被白白浪费掉的，被浪费掉的时间对我之后的工作又会产生怎样的影响——这般，我就知道以后应该如何调整自己的时间了。

3、把零散的时间整合起来

我刚开始这样做之后，经常会发现自己会被各种各样的事情“打断”——每次被打断之后，我总要花一些时间回到之前的“正轨”上，所以我采取了一些措施帮助我减少这些我不喜欢的事情(注4)：

• 关掉手机铃声；
• 提前告诉可能会打断我的人我的工作计划；
• 取消了邮件的5分钟自动检查，每两个小时或每半天检查并处理一次邮件；
• ……

在这一整合的过程中，有“三项基本原则”：

1. 专注；
2. 还是专注；
3. 参考前两项。

按照这三步做下来，“我C，真是豁然开朗啊！”

扎斯特度诶特(注5)

在实际操作中，其实已经有了很多现成的工具和方法帮助我们更好的进行时间管理，比如Outlook自带的日程表（Calendar）、任务（Todo List）与便签（Notes）功能等。

而下面我要介绍则是一个我所实践过的”最神奇的时间管理系统”——GTD（Getting Things Done）！

GTD，Getting Things Done的缩写。《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》(注6)一书的作者戴维·艾伦（David Allen）将GTD总结成为一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。

(注7)

上图即一个典型的GTD流程，即“收集、整理、组织、回顾与行动”五个步骤。(注8)

需要注意的是，与其说GTD是一个工具或方法，不如把它当作一种精神——一种对自己的时间进行卓有有效的管理的精神。如果你将这种精神贯彻到你的生活与工作中，你将会得到丰厚的回报！

如果你想了解更多关于GTD的资讯与细节，推荐参看以下资源：

• GTD官方网站：http://www.davidco.com/
• 专注于GTD与时间管理的中文Blog：http://www.gtdlife.cn/
• Outlook的GTD配置：http://home.comcast.net/%7Ewhkratz/id85.htm
• Web版GTD工具：http://www.rememberthemilk.com/

注：

1. 《卓有成效的管理者》/（美）德鲁克（Drucker, P.F.）著；许是祥 译.-北京：机械工业出版社，2005.6。
2. 这样就真的满了么？
3. 好孩子不要学，我不分“的、地、得”。
4. 没有人喜欢被打断，除非你在T-Shirt上印着“来打断我吧！”——我想在《宝藏》中出现过的那支球棒会很乐意完成这个光荣的任务。
5. Nike的广告名言：“Just do it.”
6. 中译本：《尽管去做》/（美）戴维·艾伦（David Allen）著；张静 译.-北京：中信出版社；2003.9。
7. 这张图片实际上是iPhone的壁纸，出处为：http://anabubula.com/content/GTD-wallpapers-iPhone。
8. 本节资料部分转载于GTDLife，特此声明。